【建設業界】現場作業における請求書作成の効率的な方法を解説

建設業における請求書の役割と特徴

請求書とは、顧客にサービスや商品を提供した後に内訳を明確にした上で代金を支払ってもらうための書類です。請求の内容を書類として残すことで、サービス・商品の提供内容をチェックし、代金の未払いによるトラブルを防ぐことができます。
 

建設業の場合、工期の途中でも出来高払いの形で代金を請求する場合があります。契約内容によっては、工事前の着手金を請求するケースや、中間金を請求して工事の進捗状況を確認することで、工事品質の向上にもつながります。
 

また、工事関係者とコミュニケーションを取るチャンスも生まれるので、工事に関する誤解によるトラブルも防止できます。つまり、建設業の請求書では単に代金を請求するだけでなく、工事状況のチェックツールとしての役割を持っているのです。 
 

 

建築業における請求書の書き方・作成の留意点

建設業では、工事代金の請求時期を契約書で取り決めておくのが一般的です。業界特有の用語もわかりやすい言葉に置き換えて記載するなど、誰が見てもわかりやすいよう配慮することも大切です。
 

ここで、建設業における請求書の書き方や作成上の留意点、人工の計算方法について確認しておきましょう。 
 

請求書に記載すべき項目

まずは請求書に記載するべき項目について解説します。請求書にはフォーマットはないので、ここで紹介する基本的な項目が入っていれば問題ありません。
 

請求相手の宛名

請求書の左上に、請求先の会社名や氏名などの情報を記載します。宛名は省略せずに正式名称を用いて「◯◯株式会社 御中」または「◯◯株式会社 ◯◯様」と記載します。
 

発行者の情報

誰が請求書を発行しているのか明確に記載します。会社名や住所を記載し、社判または担当者の捺印をします。
 

取引内容

納品した品目・品番・数量・単位・単価・金額を記載します。何をどれだけ納品したのかわかるように、明確かつ正確に記載しましょう。数量は「一式」として記載する場合もありますが、相手に伝わるよう取引品目は明記することが大切です。
 

金額は税抜き表記となります。値引きがある場合は「ー」「△」「▲」などを使ってマイナスの金額であることを明示します。
 

小計

取引内容に記載したすべての金額を合計し、税抜きの合計金額を記載します。
 

請求金額

取引内容に記載した金額を合計し、消費税を足した金額を請求金額として記載します。一人親方の場合、源泉徴収が発生するケースもあります。源泉徴収の対象になる場合、小計と消費税の合計から源泉徴収を差し引いた金額を記載します。
 

振込先

請求金額を振り込んでもらうための情報を記載します。金融機関名・支店名・口座番号・口座名義に加え、銀行コードや支店コードも記載していると親切な印象を与えられるでしょう。口座名義はカタカナで記載します。
 

請求書番号

請求書番号は、請求書に関する問い合わせがあった場合にスムーズな対応を行うために重要な情報です。また、取引先が請求書を管理するためにも欠かせません。取引回数が多い相手先の請求については、通し番号をつけておくと管理が容易になります。
 

発行年月日

請求書の発行年月日を記載します。取引先によっては発行年月日が決まっている場合もあるので、相手方の都合に合わせましょう。
 

備考

請求書に関する補足事項を記載します。例えば、代金の振込手数料は誰が負担するのか、いつまでに振り込んでもらうのかなどを記載しましょう。 
 

人工による作成方法（応援作業など）

建設業の請求書では、作業員1人あたりの1日分の人件費を「人工」という単位と表記する場面が多いです。例えば、2日間で作業員5人が工事に携わった場合は「10人工」と表記します。人工費を請求する場合も、一般的な請求書と同じように以下を記載します。
 

• 請求日
• 請求内訳
• 人工の数量
• 単価
• 消費税額
• 税込請求額

 

請求内訳には、作業員の人数と稼働した日数、工事名を明記します。ただし「人工出し」「人夫出し」と記載すると、法令違反を疑われる恐れがあるので注意が必要です。また、人工費は外注費にあたるため、消費税も一緒に請求します。 
 

専門用語は一般的な言葉に置き換える

請求書は、誰が見ても請求内容がわかるように、専門用語は一般的な言葉に置き換えた上で記載することが大切です。請求書は会社の税務処理でも使われる書類であり、建設関係者だけでなく税理士なども確認します。
 

例えば、床や壁などを保護するために用いる「養生」は「保護材」と置き換えるなど、わかりやすく伝えることを意識しましょう。一般顧客へ請求書を送付する場合、専門用語は使わないようにした方が、顧客への気配りが相手に好印象を与え、信頼の獲得にもつながるでしょう。
 

どうしても一般的な言葉への置き換えが難しい場合は、請求書の備考欄などで説明を追加するようにしましょう。 
 

請求方法は事前に請負元に確認しておく

工事代金の請求方法を契約の段階で請負元と取り決めておくと、代金未払いなどのトラブルを防止できます。前述したように、建設業では工事の完了前でも着手金や出来高払いの形で中間金を請求するのが主流です。
 

工期途中で資金繰りに困らないよう、出来高検査を行う時期と基準を明確にした上で確実に代金を受け取れるよう準備しましょう。追加工事や工事の不適合が発生した場合の対応方法についても取り決めておくと無難です。
 

建設業界になじみのない顧客宛に請求書を発行する場合は、出来高払いの仕組みをあらかじめ説明し、一般的な取引とは異なるシステムとして理解を得ておくことが大切です。 
 

 

請求書の作成手段

請求書の作成手段は、主にエクセルと請求書作成システムの2通りです。近年では、工事台帳から自動的に請求書を作成できるシステムも登場しています。それぞれのメリット・デメリットについて確認しておきましょう。 
 

請求書にフォーマットはある？

請求書のフォーマットとして法的に定められているものはなく、必要事項が盛り込まれていれば形式は問われません。フリーフォーマットを活用することで、効率的に作成できます。インターネット上でも請求書フォーマットが多数配布されているので、検索して使いやすいものを選ぶと良いでしょう。
 

市区町村などへ提出する請求書については、各自治体のホームページ上に請求書フォーマットが公開されている場合もあります。各フォーマットは、エクセル（Excel）またはワード（Word）用が一般的で、サイズはビジネス書類共通のA4縦の他、A4横型のものもあります。 
 

エクセルによる作成

エクセルがインストールされたパソコンがあれば、簡単な操作で請求書を発行できます。インターネット上で提供されている請求書のテンプレートを活用し、会社名や項目・金額を入力するだけで簡単に請求書を作成することが可能です。
 

一方、請求データを集計するには関数やマクロの知識が必要となるため、難易度が高くなる場合があります。また、請求書のファイルが増えると管理の負担が大きくなり、過去の請求データを上書きしてしまうといったリスクも高まります。
 

月ごとや顧客ごとにフォルダーを作ってファイルを管理する習慣をつけましょう。なお、Googleスプレッドシートなどの表計算ソフトでも、エクセルと同様の請求書を作成できます。 
 

請求書作成システムによる作成

請求書の作成にシステムを導入する場合、初期費用はかかりますが、請求業務の負担が軽減されます。また、エクセルと異なり、見積書の内容を簡単な操作で請求書に引き継ぐことができ、請求漏れや二重請求などのミスも防げます。
 

建設業に特化したシステムでは、工事台帳現場台帳・作業員日報などからも請求書の作成が可能です。さらに、得られたデータをシステムで一元管理できるため、工事内容と請求データの確認がしやすく、会社の経営資料としてデータを活用しやすいでしょう。 
 

 

請求書の送付方法

請求書の送付方法は、郵送またはメールが一般的です。請求書を郵送する場合は、請求書の原本に送付状を添えます。送付状は必須ではありませんが、ビジネスマナーの面で付けることが望ましいでしょう。送付状のテンプレートもインターネット上で多数見つかるので、使いやすいものを選びましょう。
 

近年は、請求書をメールで送るケースも増えています。メールの本文に請求書のPDFファイルを添付して送信します。相手からファイル形式を指定された場合は、合わせる必要があります。メール送付の後、原本を別途郵送するよう求められるケースもあるので、メールだけで良いかクライアントへ確認しておくことをおすすめします。
 

 

建設業でインボイスに対応するためには？

2023年10月から施行されているインボイス制度により、経理業務において大幅な変更が発生しています。請求書のやり取りにおいても、取引先に応じて柔軟な対応が求められるため、正しい知識を身につけておく必要があります。建設業におけるインボイス制度への対応について解説します。
 

インボイス制度とは？

インボイス制度とは、消費税額を正しく把握するための消費税法の制度です。正式名称は「適格請求書保存方式」と言います。従来までの請求書に新しい項目が追加されたインボイス（適格請求書）を発行、保存することで、買い手側は仕入税額控除を受けることができます。
 

仕入税額控除は、事業者が消費税を重複して支払わないように配慮された重要な決まりです。2023年10月以降、買い手側が仕入税額控除を行うためにはインボイスの発行、保存が必須です。また、インボイスの発行には、適格請求書発行事業者の登録を行う必要があります。
 

ただ、インボイスの登録自体は任意であり、適格請求書発行事業者の登録を行うかどうかは事業者の判断に任されています。また、制度開始後の6年間は経過措置が設けられており、仕入税額相当額の一定割合を控除できます。
 

建設業でインボイスに対応するメリット・デメリット

建設業におけるインボイス制度の影響は大きく、経理業務の負担増加などの懸念点を考慮すると、簡単に登録できない場合もあるでしょう。ここでは、建設業でインボイス制度に対応するメリットとデメリットを見ていきます。
 

建設業でインボイス対応するメリット

主なメリットは、以下の3つです。
 

• 課税事業者からの受注が増える可能性がある
• 免税事業者への値引きを回避できる
• 偽装請負の解消につながる

 

建設業における売り手は「工事発注先の企業（協力会社）」、買い手は「工事発注元の企業（元請業者）」を指します。インボイス制度の施行後は、元請業者はインボイスがなければ仕入税額控除を受けることはできません。
 

つまり、インボイスに対応していない業者と取引を行う場合、協力会社側の納税負担が増えることになり、利益が減ってしまいます。そのため、インボイス非対応の業者との取引を避ける企業が出てくることも考えられます。
 

よって、適格請求書発行事業者であることで、協力会社側が仕事を依頼しやすいという理由で案件の幅が広がり、受注増加につながる可能性があります。また、上記の背景から、仕入税額控除を受けられないために免税事業者が値引きされる可能性もありますが、インボイスに対応できれば契約要件を維持しやすいでしょう。
 

加えて、建設業における偽装請負の解消につながる可能性もあります。偽装請負とは、企業の社員ではなく外部の個人事業主として仕事を委託することで、社会保険料の支払いや福利厚生の利用を避けるケースです。
 

インボイス制度により、一人親方でも免税事業者から課税事業者になることができます。よって、企業側が納税における負担などを考慮して、雇用形態を適切に維持する可能性もあるため、偽装請負の改善が期待できるでしょう。
 

建設業でインボイス対応するデメリット

一方で、建設業におけるインボイス制度への対応は、以下のようなデメリットがあります。
 

• 経理業務の負担が増える
• 免税事業者の下請け業者との間に影響が及ぶ可能性がある

 

インボイス制度への対応により、経理業務の負担が増加するため、適切な対策や配慮が求められます。また、請求書の発行だけでなく受領時にも注意が必要で、全社的な理解は必須です。
 

加えて、自社が適格請求書発行事業者に登録しても、下請け業者など取引する相手がインボイスに非対応の場合、取引に影響が及ぶことが考えられます。
 

インボイス請求書の記載項目

インボイス（適格請求書）として認められるためには、必要な記載項目を請求書にすべて記載している必要があります。従来の請求書に加えてインボイスに記載が必要な項目は、以下の通りです。
 

• 適格請求書発行事業者の氏名（または名称）および登録番号
• 取引年月日
• 取引内容（軽減税率の対象品目である旨の表記） 
• 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）および適用税率*
• 税率ごとに区分した消費税額等

 

*税率ごとに区分した消費税額等の端数処理は、適格請求書につき税率ごとに1回ずつ
 

適格請求書発行事業者の登録番号は、登録通知書に記載があるため、確認して使用しましょう。
 

インボイス対応をするうえでの注意点

インボイス対応における注意点を紹介します。必要な対策を事前に行って、スムーズな導入と運用を目指しましょう。
 

記載ミスは修正インボイスの作成が必要

発行された一インボイスに不備があった場合、修正インボイスの作成が必要です。買い手側ではなく、売り手側が以下いずれかの対応を行います。
 

• 修正点を含むすべての項目を記載したインボイスを再交付する
• 当初のインボイスとの関連性を明らかにし、修正箇所のみを明示した書類を交付する

 

請求書が多くなると修正作業の負担も増えるため、修正作業のフローをあらかじめ決めておき、買い手側と売り手側双方で擦り合わせておくとスムーズです。
 

インボイスが不要なケースもある

以下のようなケースでは、インボイスに対応せずとも影響はないと考えられます。
 

• 顧客が一般消費者のみの場合
• 取引先が簡易課税事業者または免税事業者（仕入税額控除を受けない事業者）のみの場合

 

取引先が免税事業者の場合、そもそも仕入税額控除が適用されないため、インボイスは不要です。ただし、将来的にインボイスへの対応が求められる場合もあるでしょう。
 

原則7年間の保存義務がある

発行されたインボイスは、法人の場合、原則として「事業年度の確定申告の提出期限の翌日」から7年間は控えを保存する義務があります。個人事業主の場合は原則5年間です。ただし、欠損金の繰越控除など、最長10年の保存となるケースもあります。
 

経理担当者の負担軽減にシステム導入など対策を考慮する

インボイスの対応により、経理業務の負担が増える可能性は否めません。円滑な導入と運用を実現するために、インボイス対応の経理システムの導入や制度への理解を促す研修の実施などを検討しましょう。
 

 

まとめ

建設業での請求書作成では、人工計算や出来高払いなど一般的な取引とは異なる仕組みがとられています。代金をめぐるトラブルを未然に防ぐために、請求内訳の用語や工事代金の請求時期について注意した上で請求書を作成することが大切です。請求書を手間なく作成できるシステムも多数あるため、作業を効率化するために導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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現場作業における請求書作成についてよくある質問

請求書は必ず発行しなければならないのですか？

請求書は顧客に対して工事項目や代金を明らかにするだけでなく、会社の税務処理の資料となるため必ず発行する必要があります。口頭での言った・言わないのトラブルになり、正当な対価を受け取れないといった事態を避けるためにも、信頼できる取引先であっても請求書を発行するようにしましょう。なお、2023年10月から開始されたインボイス制度では、請求書の保存も義務付けられています。 
 

請求書を発行するときはどのような点に注意すればよいのでしょうか？

建設業特有の専門や業界用語を一般的な言葉に変えるなど、請求内容を相手にわかりやすく伝えるように配慮しましょう。また、出来高払いを適用する場合は、工事の契約時点で出来高検査の時期・基準を明確にした上で、工事代金の支払スケジュールを取り決めておくようにしましょう。 
 

請求書の作成をシステム化した方がいいのでしょうか？

エクセルなど表計算ソフトでも請求書を作成できますが、ファイルが多くなると管理が大変です。請求書作成システムを導入することで、顧客データを簡単に管理でき、見積書や工事台帳などをもとに簡単な操作で請求書を作成できるようになります。請求データを分析して経営判断にも活用できるので、会社の利益を高めるためにもシステムの導入をおすすめします。 
 

一人親方が請求書を書くときのポイントは？

請求書を書く際は、記載すべき基本的な項目を押さえておくことが大切です。請求書の発行者と請求先を明記するほか、管理しやすいように請求番号や請求日も記載します。
 

また、一人親方が請求書を書く際は、人件費となる人工費の請求に注意が必要です。「人工出し」「人夫出し」と記載すると、請負契約ではなく作業員を派遣したと見られる可能性があります。建設工事において労働者派遣は違法となるので書き方に気をつけましょう。また、人工費は外注費にあたるので消費税も合わせて請求します。 
 

建築業の請求書はどう書けばいい？

建設業以外の取引先には、誰が見ても請求内容がわかるように専門用語は使わないようにしましょう。一般的な言葉への置き換えが難しい場合は、請求書の備考欄などを使って補足してください。
 

インボイス制度にはどう対応すればいい？

インボイス制度とは、記載要件を満たした適格請求書（インボイス）の発行・保存により、買い手が仕入税額控除を受けられる制度です。例えば、建設会社が一人親方に工事を発注する場合、一人親方がインボイスを発行できなければ建設会社は仕入税額控除を受けられません。
 

そのため、インボイスを発行できる事業者への発注が増え、インボイスを発行できない事業者への発注が減る可能性があるのです。なお、インボイスを発行するためには「適格請求書発行事業者」への登録が必要です。
 

ただし、登録するには消費税の納税義務がある課税事業者であることが条件です。インボイス制度におけるインボイス発行事業者になるか、免税事業者のままで事業を続けるかよく検討しましょう。 
 

建設業者がインボイスに記載すべき項目は何ですか？

インボイスとして認められるためには、従来の請求書に加えて必要事項をすべて請求書に記載している必要があります。インボイスに記載が必要な項目は、以下の通りです。
 

• 適格請求書発行事業者の氏名（または名称）および登録番号
• 取引年月日
• 取引内容（軽減税率の対象品目である旨の表記） 
• 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）および適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額等

 

1つの請求書に複数の税率を含む場合は、それぞれの内訳金額と消費税額を明記しましょう。
 

インボイス対応における注意点は？

建設業者がインボイス対応を行うにあたって、以下の点に注意が必要です。
 

• 記載ミスがあった場合修正インボイスが必要
• インボイスが不要なケースもある
• 発行されたインボイスは法人で7年間、個人事業主は5年間の保存義務がある
• 経理担当者の業務負担を軽減するためにシステム導入などの対策を取る

 

インボイスの修正方法は複数あるため、スムーズに進められるよう社内や取引先と擦り合わせておきましょう。
 

建設業の買い手側・売り手側それぞれで必要なインボイス対応は？

インボイス制度において、請求書を受け取る買い手側と請求書を発行する売り手側それぞれで対応が必要です。まず、買い手側は取引先が適格請求書発行事業者か否かを確認し、取引先の適格請求書発行事業者番号を聞いておきましょう。
 

また、取引先が免税事業者の場合は、経過措置期間に応じた控除税額の計算を行います。インボイスを受け取ったら、仕入税額控除の要件を満たしているかを確認し、適切に保存することが重要です。
 

売り手側は、適格請求書発行事業者の登録を行い、消費税率ごとの税額計算など記載事項の要件を満たした適格請求書を発行し、取引先へ送付します。
 

現場用の請求書にテンプレートはある？

現場用の請求書テンプレートは特になく、エクセルやワード、会計ソフトを使って請求書を作成することが可能です。オンライン上で配布されているフリーテンプレートをダウンロードすれば、効率的に作成できます。
 

市販の請求書を購入して手書きすることも可能ですが、請求書をPDFファイルでメール送付するケースも多く、作業効率化のためにもデジタルデータでの作成が望ましいでしょう。 
 

請求書の送付方法はどれが適切？

請求書は、郵送かメールでの送付が一般的です。従来はFAXも広く使われていましたが、別途原本を郵送する必要があるなどの手間も考慮して、他の手段が使われるようになっています。
 

郵送の場合は、請求書の原本に送付状を付けて送ります。送付状は「請求書を同封しています」という意図を示すための書類です。メールの場合は、本文が送付状の役割を果たすため、請求書ファイルを添付して送信します。 
 

現場に応援として入った場合の請求書の書き方は？

他社の応援として作業した場合も、自社で受注した現場と同じ項目を請求書に記載するのが一般的です。ただ、詳しい書き方は現場ごとに異なる可能性があるので、事前に確認しておくと安心です。
請求書に記載する請求先が、直接応援を依頼した会社なのか、現場工事を担当している会社なのかは必ず確認しましょう。また、労働時間や作業範囲、人工計算、交通費の有無なども事前に確認しておくと、スムーズに請求書を発行できます。